Không cần ghi chép khi họp mà vẫn nhớ mọi thứ

Bạn hẳn biết cảm giác này: ai đó nói điều quan trọng đúng lúc bạn vẫn đang viết nốt câu trước. Sau cuộc họp, bạn có nửa trang chữ viết tắt và cảm giác khó chịu rằng mình đã bỏ lỡ điều gì đó. Ghi chép bằng tay buộc bạn phải chọn giữa nghe và viết, trong khi một cuộc họp tốt cần cả hai.

Bài viết này nói về cách không phải chọn. Trước hết là vì sao ghi chép tại chỗ lại thường khiến bạn thất vọng. Sau đó là một cuộc họp trông như thế nào khi bạn không viết gì mà vẫn ra về với đầy đủ mọi thứ.

Vì sao ghi chép tại chỗ hay khiến bạn thất vọng

Bạn viết những gì kịp viết, không phải những gì quan trọng. Ý tưởng hay nhất thường đến vào cuối buổi, đúng lúc sự chú ý giảm dần và tay không theo kịp.
Mất ngữ cảnh. Một tuần sau, “Mai - màn hình - T6” không cho bạn biết màn hình nào, vì sao là thứ Sáu hay ai đã quyết định.
Công việc bị bỏ sót. Những thỏa thuận nằm rải rác trong sổ tay, email và tin nhắn không bao giờ trở thành một danh sách để đánh dấu. Mỗi người nhớ một kiểu.
Ghi chú phụ thuộc vào người ghi. Người thì ghi quyết định, người ghi câu trích dẫn, còn người thứ ba chẳng ghi gì vì đang thuyết trình.

Bạn bỏ lỡ gì khi mải viết

Ghi chú lộn xộn không phải cái giá duy nhất. Khi bạn nhìn vào tờ giấy hay bàn phím, bạn còn bỏ lỡ những điều mà không ghi chú nào giữ lại được.

Câu hỏi bạn chưa bao giờ đặt ra. Khi đang bận ghi lại một câu trả lời, bạn ít khi hỏi sâu hơn, trong khi câu hỏi tiếp theo thường là phần giá trị nhất của cuộc trò chuyện.
Giọng điệu và sắc thái. Một câu “vâng, nhưng…” của khách hàng mang ý nghĩa rất khác so với một tiếng “vâng” đơn thuần. Ghi chú của bạn chỉ giữ lại chữ “vâng”.
Sự kết nối. Trong buổi phỏng vấn xin việc hay cuộc gọi với khách hàng, người đối diện cảm nhận được bạn đang lắng nghe hay đang gõ phím.

Một cuộc họp với Notiqer

Trước cuộc họp

Với cuộc họp quanh bàn, hãy đặt điện thoại xuống và bắt đầu ghi âm trong ứng dụng. Với cuộc gọi trực tuyến trên Google Meet, Teams hoặc Zoom, hãy dùng tiện ích Chrome: tiện ích ghi lại âm thanh của thẻ cuộc họp và, nếu bạn muốn, cả micrô của bạn. Không có bot nào tham gia cuộc gọi và không ai khác phải cài đặt gì cả.

Có một quy tắc luôn áp dụng: hãy cho mọi người biết cuộc trò chuyện đang được ghi âm. Đó là chuyện lòng tin, và thường là cả chuyện pháp luật.

Trong cuộc họp

Bạn lắng nghe, đặt câu hỏi, nhìn vào mọi người. Không có gì phải viết, không có bản ghi âm nào phải để mắt tới. Nếu nảy ra điều gì mà chưa ai nói thành lời, bạn có thể thêm vào cùng ghi chú đó sau.

Sau cuộc họp

Lưu bản ghi âm, phần còn lại để Notiqer lo. Chẳng bao lâu sau bạn sẽ có:

bản chép lời chia theo người nói, trong đó nhấp vào một câu sẽ phát đúng khoảnh khắc ấy trong bản ghi âm,
bản tóm tắt về những gì đã bàn, những gì đã thống nhất và việc tiếp theo, được sắp xếp theo mẫu phù hợp với cuộc họp, chẳng hạn lập kế hoạch sprint hay phỏng vấn xin việc,
công việc kèm người phụ trách: mọi điều ai đó đã hứa sẽ làm, kèm hạn chót nếu có nhắc đến. Chúng chờ bạn phê duyệt, nên không có gì được đưa vào danh sách khi chưa có sự đồng ý của bạn.

Một cuộc họp, hai cách

Một cuộc họp hai mươi phút về việc ra mắt một ứng dụng. Đây là tờ giấy bạn sẽ mang về:

ra mắt → một tuần?
Mai - màn hình - T6
~~ngân sách??~~
khách hàng - Tuấn gọi

Và đây là ghi chú trong Notiqer, khi bạn không viết một chữ nào:

Tóm tắt

Việc ra mắt lùi lại một tuần để hoàn thiện phần hướng dẫn ban đầu.
Thời gian thêm dành cho các màn hình chào mừng mới.
Tuấn sẽ báo cho khách hàng ngày mới.

Công việc

Chuẩn bị các màn hình hướng dẫn mới - Mai, trước thứ Sáu
Báo cho khách hàng ngày mới - Tuấn

Tờ giấy cho bạn biết đã có chuyện gì đó xảy ra. Ghi chú cho bạn biết kết quả là gì và ai phụ trách.

Quay lại cuộc họp sau một tuần

Phần lớn thời gian bạn không cần cả bản ghi âm, chỉ cần một thông tin. Thay vì tua đi tua lại:

Hãy hỏi. Trong trò chuyện, gõ “Chúng ta đã quyết định gì về việc ra mắt?”. Câu trả lời đi kèm đường liên kết tới ghi chú và tới khoảnh khắc trong bản ghi âm mà nó được lấy ra.
Nhấp vào một câu. Mỗi dòng trong bản chép lời đưa bạn tới đúng vị trí của nó trong bản ghi âm, để bạn kiểm tra chính xác ai đã nói gì.
Mở trang của một người. Những việc ai đó nhận trong tất cả các cuộc họp của bạn được gom về một chỗ.

Năm thói quen hữu ích

Đặt tên bản ghi âm ngay lập tức. “Cuộc họp” là một tiêu đề tồi. “Kế hoạch ra mắt - 12/9” là một tiêu đề tốt.
Dùng bộ sưu tập và thẻ. Mỗi dự án hoặc khách hàng một bộ sưu tập giúp mọi thứ luôn trong tầm tay.
Quay lại danh sách công việc, không phải bản ghi âm. Danh sách công việc là con đường ngắn nhất từ lời nói đến hành động.
Đặt tên cho các giọng nói. Khi một giọng nói đã gắn với một người, lời nói và công việc của người đó sẽ mang tên họ trong mọi cuộc họp sau.
Chọn mẫu phù hợp với cuộc họp. Một buổi stand-up, một cuộc gọi với khách hàng và một cuộc họp hội đồng quản trị cần những kiểu tóm tắt khác nhau.

Có nên ngừng viết hoàn toàn?

Không phải lúc nào cũng vậy. Một bản phác thảo bên lề, một ý tưởng của riêng bạn hay một câu hỏi muốn hỏi vào cuối buổi vẫn đáng được ghi lại. Điểm khác biệt là bạn viết những gì bạn muốn, chứ không phải những gì buộc phải viết để không bỏ sót điều gì. Phần còn lại, bản ghi âm sẽ nhớ.

Tóm lại

Trong cuộc họp, hãy lắng nghe và trò chuyện. Sau đó, đọc bản tóm tắt, chấp nhận các công việc và đặt ghi chú vào một bộ sưu tập. Một tuần sau, thay vì lục lại sổ tay, chỉ cần hỏi.