Não anote nas reuniões e lembre de tudo

Você conhece a sensação: alguém diz algo importante enquanto você ainda está terminando de escrever a frase anterior. No fim da reunião, você tem meia página de abreviações e a impressão de que algo escapou. Anotar à mão obriga você a escolher entre ouvir e escrever, e uma boa reunião precisa das duas coisas.

Este texto é sobre não precisar escolher. Primeiro, por que as anotações feitas na hora falham com tanta frequência. Depois, como é uma reunião em que você não escreve nada e mesmo assim sai com tudo.

Por que as anotações na hora falham

Você escreve o que dá tempo, não o que importa. As melhores ideias costumam aparecer no fim, justo quando sua atenção cai e a mão fica para trás.
Você perde o contexto. Uma semana depois, “Marta - telas - sex” não diz quais telas, por que sexta-feira nem quem decidiu.
As tarefas escapam. Combinados espalhados por cadernos, e-mails e chats nunca viram uma lista que dá para ir marcando. Cada pessoa lembra de uma coisa diferente.
As anotações dependem de quem as fez. Uma pessoa anota decisões, outra anota frases, e uma terceira não anota nada, porque era quem estava apresentando.

O que você perde enquanto escreve

Anotações bagunçadas não são o único custo. Enquanto você olha para o papel ou para o teclado, também perde o que nenhuma anotação consegue guardar.

A pergunta que você não fez. Ocupado anotando uma resposta, você tem menos chance de ir mais fundo, e a pergunta seguinte costuma ser a parte mais valiosa da conversa.
O tom e as nuances. O “sim, mas…” de um cliente significa algo bem diferente de um “sim” simples. Suas anotações só guardam o “sim”.
A conexão. Numa entrevista de emprego ou numa ligação com um cliente, a outra pessoa percebe se você está ouvindo ou digitando.

Uma reunião com o Notiqer

Antes

Para uma reunião ao redor da mesa, deixe o celular sobre ela e comece a gravar no app. Para uma chamada no Google Meet, no Teams ou no Zoom, use a extensão do Chrome: ela grava o som da aba da reunião e, se você quiser, também o seu microfone. Nenhum bot entra na chamada, e ninguém mais precisa instalar nada.

Uma regra vale sempre: avise a todos que a conversa está sendo gravada. É uma questão de confiança e, muitas vezes, também de lei.

Durante

Você ouve, pergunta e olha para as pessoas. Nada para escrever e nenhuma gravação para vigiar. Se pensar em algo que ninguém disse em voz alta, você pode acrescentar à mesma nota depois.

Depois

Salve a gravação e o Notiqer cuida do resto. Pouco depois você tem:

uma transcrição separada por quem falou, em que clicar numa frase toca aquele momento da gravação,
um resumo do que foi discutido, do que foi combinado e do que acontece a seguir, organizado num modelo adequado à reunião, como o planejamento de um sprint ou uma entrevista de emprego,
tarefas com responsáveis: tudo o que alguém prometeu fazer, com prazo, se ele foi mencionado. Elas esperam a sua aprovação, então nada entra na lista sem você concordar.

Uma reunião, dois jeitos

Uma reunião de vinte minutos sobre o lançamento de um app. Esta é a folha com que você sairia:

lançamento → uma semana?
Marta - telas - sex
~~orçamento??~~
cliente - Tomás liga

E esta é a nota no Notiqer, sem você escrever uma única palavra:

Resumo

O lançamento fica uma semana para depois, para dar tempo de caprichar no onboarding.
O tempo extra vai para as novas telas de boas-vindas.
Tomás vai avisar o cliente sobre a nova data.

Tarefas

Preparar as novas telas de onboarding - Marta, até sexta
Avisar o cliente sobre a nova data - Tomás

A folha diz que algo aconteceu. A nota diz o que saiu disso e quem está cuidando.

Voltando a uma reunião uma semana depois

Na maioria das vezes você não precisa da gravação inteira, só de um fato. Em vez de percorrer tudo:

Pergunte. No chat, digite “O que decidimos sobre o lançamento?”. A resposta vem com um link para a nota e para o momento da gravação de onde ela saiu.
Clique numa frase. Cada linha da transcrição leva ao seu lugar na gravação, então você pode conferir exatamente quem disse o quê.
Abra a página de uma pessoa. As tarefas que alguém assumiu em todas as suas reuniões ficam reunidas num só lugar.

Cinco hábitos que ajudam

Dê nome às gravações logo. “Reunião” é um título ruim. “Plano de lançamento - 12 set” é um bom título.
Use coleções e tags. Uma coleção por projeto ou cliente deixa tudo por perto.
Volte às tarefas, não às gravações. A lista de tarefas é o caminho mais curto entre a conversa e a ação.
Dê nome às vozes. Depois que uma voz é ligada a uma pessoa, as falas e tarefas dela levam o nome dela em todas as reuniões seguintes.
Escolha o modelo certo para a reunião. Uma daily, uma ligação com cliente e uma reunião de diretoria pedem cada uma um tipo diferente de resumo.

Devo parar de escrever de vez?

Nem sempre. Um rascunho na margem, uma ideia sua ou uma pergunta que você quer fazer no fim ainda valem uma anotação. A diferença é que você escreve o que quer, e não o que precisa para nada se perder. A gravação lembra do resto.

Em resumo

Na reunião, ouça e fale. Depois, leia o resumo, aceite as tarefas e guarde a nota numa coleção. Uma semana depois, em vez de procurar num caderno, é só perguntar.