Comment arrêter de prendre des notes en réunion et tout retenir quand même

Vous connaissez la sensation : quelqu’un dit quelque chose d’important pendant que vous terminez encore la phrase précédente. À la fin de la réunion, vous avez une demi-page d’abréviations et l’impression tenace que quelque chose vous a échappé. Prendre des notes à la main oblige à choisir entre écouter et écrire, et une bonne réunion a besoin des deux.

Cet article parle de ne pas avoir à choisir. D’abord, pourquoi les notes prises sur le vif déçoivent si souvent. Ensuite, à quoi ressemble une réunion où vous n’écrivez rien et repartez pourtant avec tout.

Pourquoi les notes sur le vif déçoivent

• Vous écrivez ce que vous avez le temps d’écrire, pas ce qui compte. Les meilleures idées arrivent souvent vers la fin, juste quand l’attention baisse et que la main prend du retard.
• Vous perdez le contexte. Une semaine plus tard, « Marthe - écrans - ven » ne dit ni quels écrans, ni pourquoi vendredi, ni qui l’a décidé.
• Les tâches se perdent. Des accords éparpillés entre carnets, e-mails et messageries ne forment jamais une liste qu’on peut cocher. Chacun se souvient d’autre chose.
• Les notes dépendent de qui les prend. L’un note les décisions, l’autre les citations, et un troisième rien du tout, parce que c’est lui qui présentait.

Ce que vous manquez pendant que vous écrivez

Des notes en désordre ne sont pas le seul prix à payer. Pendant que vous regardez une feuille ou un clavier, vous manquez aussi ce qu’aucune note ne peut retenir.

• La question que vous n’avez jamais posée. Occupé à noter une réponse, vous creusez moins, et la relance est souvent la partie la plus précieuse de la conversation.
• Le ton et les nuances. Le « oui, mais… » d’un client veut dire tout autre chose qu’un simple « oui ». Vos notes ne gardent que le « oui ».
• Le lien. En entretien d’embauche ou lors d’un appel client, l’autre voit bien si vous l’écoutez ou si vous tapez.

Une réunion avec Notiqer

Avant

Pour une réunion autour d’une table, posez votre téléphone et lancez l’enregistrement dans l’application. Pour un appel en ligne sur Google Meet, Teams ou Zoom, utilisez l’extension Chrome : elle enregistre le son de l’onglet de la réunion et, si vous le souhaitez, votre micro aussi. Aucun bot ne rejoint l’appel et personne d’autre n’a rien à installer.

Une règle vaut toujours : prévenez tout le monde que la conversation est enregistrée. C’est une question de confiance, et souvent de loi.

Pendant

Vous écoutez, vous posez des questions, vous regardez les gens. Rien à écrire, aucun enregistrement à surveiller. S’il vous vient une idée que personne n’a dite à voix haute, vous pourrez l’ajouter plus tard à la même note.

Après

Enregistrez, et Notiqer s’occupe du reste. Peu après, vous avez :

• une transcription découpée par intervenant, où un clic sur une phrase rejoue ce moment de l’enregistrement,
• un résumé de ce qui a été discuté, de ce que vous avez convenu et de la suite, présenté selon un modèle adapté à la réunion, comme une planification de sprint ou un entretien d’embauche,
• des tâches avec responsables : tout ce que quelqu’un a promis de faire, avec une échéance si elle a été mentionnée. Elles attendent votre validation, rien n’arrive donc dans la liste sans votre accord.

Une réunion, deux façons

Une réunion de vingt minutes sur le lancement d’une application. Voici la feuille avec laquelle vous repartiriez :

lancement → une semaine ?
Marthe - écrans - ven
budget ??
client - Thomas appelle

Et voici la note dans Notiqer, sans que vous ayez écrit un seul mot :

Résumé

• Le lancement est décalé d’une semaine pour peaufiner l’accueil des nouveaux utilisateurs.
• Le temps gagné va aux nouveaux écrans de bienvenue.
• Thomas informera le client de la nouvelle date.

Tâches

• Préparer les nouveaux écrans d’accueil - Marthe, d’ici vendredi
• Informer le client de la nouvelle date - Thomas

La feuille vous dit qu’il s’est passé quelque chose. La note vous dit ce qui en est sorti et qui s’en charge.

Revenir à une réunion une semaine plus tard

La plupart du temps, vous n’avez pas besoin de tout l’enregistrement, seulement d’un fait. Plutôt que de le parcourir :

• Posez la question. Dans le chat, tapez « Qu’avons-nous décidé pour le lancement ? ». La réponse arrive avec un lien vers la note et le moment de l’enregistrement d’où elle vient.
• Cliquez sur une phrase. Chaque ligne de la transcription mène à sa place dans l’enregistrement, pour vérifier exactement qui a dit quoi.
• Ouvrez la page d’une personne. Les tâches que quelqu’un a prises dans toutes vos réunions sont réunies au même endroit.

Cinq habitudes qui aident

1. Nommez les enregistrements tout de suite. « Réunion » est un mauvais titre. « Plan de lancement - 12 sept. » en est un bon.
2. Utilisez les collections et les tags. Une collection par projet ou par client garde tout à portée de main.
3. Revenez aux tâches, pas aux enregistrements. La liste des tâches est le chemin le plus court entre la parole et l’action.
4. Mettez des noms sur les voix. Dès qu’une voix est associée à une personne, ses interventions et ses tâches portent son nom dans toutes les réunions suivantes.
5. Adaptez le modèle à la réunion. Un point quotidien, un appel client et un conseil d’administration demandent chacun un autre type de résumé.

Faut-il arrêter d’écrire complètement ?

Pas toujours. Un croquis dans la marge, une idée à vous ou une question que vous voulez poser à la fin méritent encore d’être notés. La différence, c’est que vous écrivez ce que vous voulez, et non ce que vous devez pour que rien ne se perde. L’enregistrement retient le reste.

En bref

En réunion, écoutez et parlez. Après, lisez le résumé, acceptez les tâches et rangez la note dans une collection. Une semaine plus tard, au lieu de fouiller dans un carnet, il suffit de demander.