Cómo dejar de tomar notas en las reuniones y recordarlo todo igualmente

Seguro que te suena: alguien dice algo importante justo cuando aún estás terminando de escribir la frase anterior. Al acabar la reunión tienes media hoja de abreviaturas y la sensación de que algo se te ha escapado. Tomar notas a mano te obliga a elegir entre escuchar y escribir, y una buena reunión necesita las dos cosas.

Este artículo trata de no tener que elegir. Primero, por qué las notas en directo fallan tan a menudo. Después, cómo es una reunión en la que no escribes nada y aun así sales con todo.

Por qué fallan las notas en directo

• Escribes lo que te da tiempo, no lo que importa. Las mejores ideas suelen llegar al final, justo cuando tu atención baja y la mano se queda atrás.
• Pierdes el contexto. Una semana después, «Marta - pantallas - vie» no te dice qué pantallas, por qué el viernes ni quién lo decidió.
• Las tareas se escapan. Los acuerdos repartidos entre cuadernos, correos y chats nunca forman una lista que puedas ir tachando. Cada persona recuerda algo distinto.
• Las notas dependen de quién las toma. Una persona apunta decisiones, otra citas y una tercera nada, porque era quien presentaba.

Lo que te pierdes mientras escribes

Las notas desordenadas no son el único precio. Mientras miras una hoja o un teclado, también te pierdes lo que ninguna nota puede guardar.

• La pregunta que nunca hiciste. Ocupado en apuntar una respuesta, es menos probable que profundices, y la repregunta suele ser lo más valioso de la conversación.
• El tono y los matices. El «sí, pero…» de un cliente significa algo muy distinto de un «sí» a secas. Tus notas solo guardan el «sí».
• La conexión. En una entrevista de trabajo o en una llamada con un cliente, la otra persona nota si la estás escuchando o si estás escribiendo.

Una reunión con Notiqer

Antes

Si la reunión es alrededor de una mesa, deja el móvil sobre ella y empieza a grabar en la app. Si es una videollamada en Google Meet, Teams o Zoom, usa la extensión de Chrome: graba el sonido de la pestaña de la reunión y, si quieres, también tu micrófono. No se une ningún bot a la llamada y nadie más tiene que instalar nada.

Hay una regla que siempre vale: avisa a todos de que la conversación se está grabando. Es una cuestión de confianza y, a menudo, también de ley.

Durante

Escuchas, preguntas y miras a las personas. No hay nada que escribir ni ninguna grabación que vigilar. Si se te ocurre algo que nadie dijo en voz alta, puedes añadirlo después a la misma nota.

Después

Guarda la grabación y Notiqer se encarga del resto. Poco después tienes:

• una transcripción dividida por hablantes, en la que al hacer clic en una frase se reproduce ese momento de la grabación,
• un resumen de lo que se habló, lo que acordasteis y lo que pasa a continuación, ordenado con una plantilla que encaja con la reunión, como la planificación de un sprint o una entrevista de trabajo,
• tareas con responsables: todo lo que alguien prometió hacer, con fecha límite si se mencionó. Esperan a que las apruebes, así que nada entra en la lista sin tu visto bueno.

Una reunión, dos maneras

Una reunión de veinte minutos sobre el lanzamiento de una app. Esta es la hoja con la que saldrías:

lanzamiento → ¿una semana?
Marta - pantallas - vie
¿¿presupuesto??
cliente - llama Tomás

Y esta es la nota en Notiqer, sin que escribas ni una palabra:

Resumen

• El lanzamiento se retrasa una semana para pulir la bienvenida a nuevos usuarios.
• El tiempo extra se dedica a las nuevas pantallas de bienvenida.
• Tomás avisará al cliente de la nueva fecha.

Tareas

• Preparar las nuevas pantallas de bienvenida - Marta, para el viernes
• Avisar al cliente de la nueva fecha - Tomás

La hoja te dice que pasó algo. La nota te dice qué salió de ello y quién se encarga.

Volver a una reunión una semana después

La mayoría de las veces no necesitas toda la grabación, solo un dato. En lugar de recorrerla entera:

• Pregunta. En el chat, escribe «¿Qué decidimos sobre el lanzamiento?». La respuesta llega con un enlace a la nota y al momento de la grabación de donde sale.
• Haz clic en una frase. Cada línea de la transcripción lleva a su lugar en la grabación, así que puedes comprobar exactamente quién dijo qué.
• Abre la página de una persona. Las tareas que alguien asumió en todas tus reuniones están reunidas en un solo sitio.

Cinco hábitos que ayudan

1. Pon nombre a las grabaciones enseguida. «Reunión» es un mal título. «Plan de lanzamiento - 12 sep» es uno bueno.
2. Usa colecciones y etiquetas. Una colección por proyecto o cliente lo mantiene todo a mano.
3. Vuelve a las tareas, no a las grabaciones. La lista de tareas es el camino más corto entre hablar y hacer.
4. Pon nombre a las voces. En cuanto una voz está vinculada a una persona, sus intervenciones y tareas llevan su nombre en todas las reuniones siguientes.
5. Ajusta la plantilla a la reunión. Una reunión diaria, una llamada con un cliente y una reunión del consejo necesitan cada una un tipo de resumen distinto.

¿Hay que dejar de escribir del todo?

No siempre. Un esquema en el margen, una idea propia o una pregunta que quieres hacer al final siguen mereciendo una nota. La diferencia es que escribes lo que quieres, no lo que tienes que escribir para que no se pierda nada. La grabación recuerda el resto.

En resumen

En la reunión, escucha y habla. Después, lee el resumen, acepta las tareas y guarda la nota en una colección. Una semana más tarde, en lugar de rebuscar en un cuaderno, simplemente pregunta.