Как перестать конспектировать встречи и при этом всё помнить

Знакомое чувство: кто-то говорит что-то важное, а вы ещё дописываете предыдущую фразу. После встречи у вас полстраницы сокращений и неприятное ощущение, что что-то ускользнуло. Записи от руки заставляют выбирать между тем, чтобы слушать, и тем, чтобы писать, а хорошей встрече нужно и то, и другое.

Эта статья о том, как не выбирать. Сначала о том, почему записи по ходу встречи так часто подводят. Затем о том, как выглядит встреча, на которой вы ничего не пишете и всё равно уходите со всем, что нужно.

Почему записи по ходу встречи подводят

• Вы записываете то, на что хватает времени, а не то, что важно. Лучшие идеи часто звучат ближе к концу, как раз когда внимание падает, а рука не успевает.
• Теряется контекст. Через неделю «Марина - экраны - пт» не скажет, какие экраны, почему пятница и кто это решил.
• Задачи теряются. Договорённости, разбросанные по блокнотам, письмам и чатам, никогда не складываются в список, который можно отмечать. Каждый помнит своё.
• Записи зависят от того, кто их ведёт. Один записывает решения, другой цитаты, а третий ничего, потому что он как раз выступал.

Что вы упускаете, пока пишете

Беспорядок в записях не единственная цена. Пока вы смотрите в лист или на клавиатуру, вы упускаете и то, что никакая запись не сохранит.

• Вопрос, который вы так и не задали. Пока вы записываете ответ, вы реже копаете глубже, а уточняющий вопрос часто и есть самая ценная часть разговора.
• Тон и нюансы. «Да, но…» клиента значит совсем не то же, что простое «да». В записях останется только «да».
• Контакт. На собеседовании или во время звонка клиенту собеседник видит, слушаете вы его или печатаете.

Встреча с Notiqer

До

Если встреча проходит за столом, положите телефон и начните запись в приложении. Если это онлайн-звонок в Google Meet, Teams или Zoom, используйте расширение для Chrome: оно записывает звук вкладки встречи и, если хотите, ваш микрофон. Никакой бот не подключается к звонку, и никому больше ничего не нужно устанавливать.

Одно правило действует всегда: предупредите всех, что разговор записывается. Это вопрос доверия, а часто и закона.

Во время

Вы слушаете, задаёте вопросы, смотрите на людей. Ничего не нужно записывать и не нужно следить за записью. Если вам придёт в голову что-то, чего никто не сказал вслух, это можно позже добавить в ту же заметку.

После

Сохраните запись, и Notiqer сделает остальное. Вскоре у вас будут:

• расшифровка с разделением по говорящим, где по клику на фразу воспроизводится этот момент записи,
• сводка о том, что обсуждали, о чём договорились и что будет дальше, оформленная по шаблону, подходящему для встречи, например планированию спринта или собеседованию,
• задачи с ответственными: всё, что кто-то пообещал сделать, со сроком, если его назвали. Они ждут вашего подтверждения, так что без вашего согласия ничего не попадёт в список.

Одна встреча, два подхода

Двадцатиминутная встреча о запуске приложения. Вот лист, с которым вы бы ушли:

запуск → на неделю?
Марина - экраны - пт
бюджет??
клиент - звонит Тимур

А вот заметка в Notiqer, хотя вы не написали ни слова:

Сводка

• Запуск переносится на неделю, чтобы доработать онбординг.
• Дополнительное время уйдёт на новые приветственные экраны.
• Тимур сообщит клиенту новую дату.

Задачи

• Подготовить новые экраны онбординга - Марина, до пятницы
• Сообщить клиенту новую дату - Тимур

Лист говорит, что что-то произошло. Заметка говорит, к чему это привело и кто этим занимается.

Вернуться к встрече через неделю

Чаще всего вам нужна не вся запись, а один факт. Вместо того чтобы перематывать её:

• Спросите. В чате напишите «Что мы решили насчёт запуска?». Ответ придёт со ссылкой на заметку и на момент записи, откуда он взят.
• Нажмите на фразу. Каждая строка расшифровки ведёт к своему месту в записи, и можно точно проверить, кто что сказал.
• Откройте страницу человека. Задачи, которые кто-то взял на себя на всех ваших встречах, собраны в одном месте.

Пять полезных привычек

1. Сразу называйте записи. «Встреча» плохое название. «План запуска - 12 сент.» хорошее.
2. Используйте коллекции и теги. Одна коллекция на проект или клиента держит всё под рукой.
3. Возвращайтесь к задачам, а не к записям. Список задач самый короткий путь от разговора к делу.
4. Подпишите голоса. Когда голос привязан к человеку, его реплики и задачи носят его имя на всех следующих встречах.
5. Подбирайте шаблон под встречу. Стендапу, звонку клиенту и заседанию совета директоров нужны разные виды сводки.

Стоит ли совсем перестать писать?

Не всегда. Набросок на полях, собственная идея или вопрос, который хочется задать в конце, всё ещё стоят записи. Разница в том, что вы пишете то, что хотите, а не то, что вынуждены, чтобы ничего не потерять. Остальное помнит запись.

Коротко

На встрече слушайте и говорите. После неё прочитайте сводку, примите задачи и положите заметку в коллекцию. Через неделю вместо того, чтобы листать блокнот, просто спросите.