Cara berhenti mencatat saat rapat dan tetap mengingat semuanya

Anda pasti pernah mengalaminya: seseorang mengatakan hal penting saat Anda masih menyelesaikan kalimat sebelumnya. Setelah rapat, Anda punya setengah halaman singkatan dan perasaan mengganjal bahwa ada yang terlewat. Mencatat dengan tangan memaksa Anda memilih antara mendengarkan dan menulis, padahal rapat yang baik membutuhkan keduanya.

Tulisan ini tentang tidak perlu memilih. Pertama, mengapa catatan langsung begitu sering mengecewakan. Lalu, seperti apa rapat ketika Anda tidak menulis apa pun tetapi tetap pulang membawa semuanya.

Mengapa catatan langsung mengecewakan

• Anda menulis yang sempat ditulis, bukan yang penting. Ide terbaik sering muncul menjelang akhir, tepat ketika perhatian menurun dan tangan tertinggal.
• Konteksnya hilang. Seminggu kemudian, “Maya - layar - Jum” tidak memberi tahu layar yang mana, kenapa Jumat, atau siapa yang memutuskan.
• Tugas terlewat. Kesepakatan yang tersebar di buku catatan, email, dan chat tidak pernah menjadi daftar yang bisa dicentang. Setiap orang mengingat hal yang berbeda.
• Catatan bergantung pada siapa yang menulisnya. Satu orang mencatat keputusan, yang lain kutipan, dan yang ketiga tidak mencatat apa-apa, karena dialah yang presentasi.

Apa yang terlewat saat Anda menulis

Catatan yang berantakan bukan satu-satunya harga. Selama Anda menatap kertas atau keyboard, Anda juga melewatkan hal yang tidak bisa disimpan catatan mana pun.

• Pertanyaan lanjutan yang tak pernah Anda ajukan. Saat sibuk mencatat sebuah jawaban, Anda lebih jarang menggali lebih dalam, padahal pertanyaan lanjutan sering menjadi bagian paling berharga dari percakapan.
• Nada dan nuansa. “Ya, tapi…” dari klien berarti sesuatu yang sangat berbeda dari “ya” saja. Catatan Anda hanya menyimpan “ya”.
• Kedekatan. Dalam wawancara kerja atau panggilan dengan klien, lawan bicara bisa merasakan apakah Anda mendengarkan atau sedang mengetik.

Rapat dengan Notiqer

Sebelum

Untuk rapat di sekitar meja, letakkan ponsel Anda dan mulai merekam di aplikasi. Untuk panggilan online di Google Meet, Teams, atau Zoom, gunakan ekstensi Chrome: ekstensi ini merekam suara tab rapat dan, jika Anda mau, mikrofon Anda juga. Tidak ada bot yang ikut bergabung, dan tidak ada orang lain yang perlu memasang apa pun.

Satu aturan selalu berlaku: beri tahu semua orang bahwa percakapan sedang direkam. Ini soal kepercayaan, dan sering kali juga soal hukum.

Selama rapat

Anda mendengarkan, bertanya, dan menatap orang-orang. Tidak ada yang perlu ditulis dan tidak ada rekaman yang perlu diawasi. Jika terpikir sesuatu yang tidak diucapkan siapa pun, Anda bisa menambahkannya nanti ke catatan yang sama.

Sesudah

Simpan rekamannya, dan Notiqer mengurus sisanya. Tak lama kemudian Anda punya:

• transkrip yang dipisah per pembicara, di mana mengeklik sebuah kalimat memutar momen itu di rekaman,
• ringkasan tentang apa yang dibahas, apa yang disepakati, dan apa langkah berikutnya, disusun dengan templat yang cocok untuk rapatnya, seperti perencanaan sprint atau wawancara kerja,
• tugas beserta penanggung jawabnya: semua yang dijanjikan seseorang untuk dikerjakan, lengkap dengan tenggat jika disebutkan. Tugas-tugas ini menunggu persetujuan Anda, jadi tidak ada yang masuk ke daftar tanpa izin Anda.

Satu rapat, dua cara

Rapat dua puluh menit tentang peluncuran sebuah aplikasi. Inilah kertas yang akan Anda bawa pulang:

peluncuran → seminggu?
Maya - layar - Jum
anggaran??
klien - Teguh telepon

Dan inilah catatannya di Notiqer, tanpa Anda menulis satu kata pun:

Ringkasan

• Peluncuran mundur seminggu agar alur pengenalan bisa disempurnakan.
• Waktu tambahan dipakai untuk layar sambutan yang baru.
• Teguh akan memberi tahu klien tentang tanggal baru.

Tugas

• Menyiapkan layar pengenalan yang baru - Maya, paling lambat Jumat
• Memberi tahu klien tentang tanggal baru - Teguh

Kertas itu memberi tahu Anda bahwa sesuatu terjadi. Catatan itu memberi tahu apa hasilnya dan siapa yang mengurusnya.

Kembali ke rapat seminggu kemudian

Biasanya Anda tidak butuh seluruh rekaman, hanya satu fakta. Daripada memutar ulang semuanya:

• Tanyakan. Di chat, ketik “Apa keputusan kita soal peluncuran?”. Jawabannya datang dengan tautan ke catatan dan momen di rekaman tempat jawaban itu berasal.
• Klik sebuah kalimat. Setiap baris transkrip membawa Anda ke tempatnya di rekaman, sehingga Anda bisa memeriksa dengan tepat siapa mengatakan apa.
• Buka halaman seseorang. Tugas yang diambil seseorang di semua rapat Anda terkumpul di satu tempat.

Lima kebiasaan yang membantu

1. Beri nama rekaman sesegera mungkin. “Rapat” adalah judul yang buruk. “Rencana peluncuran - 12 Sep” adalah judul yang baik.
2. Gunakan koleksi dan tag. Satu koleksi per proyek atau klien membuat semuanya tetap dekat.
3. Kembali ke tugas, bukan ke rekaman. Daftar tugas adalah jalan terpendek dari bicara ke tindakan.
4. Beri nama pada suara. Begitu sebuah suara dikaitkan dengan seseorang, ucapan dan tugasnya membawa namanya di setiap rapat berikutnya.
5. Sesuaikan templat dengan rapatnya. Stand-up, panggilan dengan klien, dan rapat direksi masing-masing membutuhkan jenis ringkasan yang berbeda.

Haruskah berhenti menulis sama sekali?

Tidak selalu. Sketsa di pinggir halaman, ide Anda sendiri, atau pertanyaan yang ingin Anda ajukan di akhir tetap layak dicatat. Bedanya, Anda menulis apa yang ingin Anda tulis, bukan apa yang harus ditulis agar tidak ada yang hilang. Sisanya diingat oleh rekaman.

Singkatnya

Saat rapat, dengarkan dan bicaralah. Setelahnya, baca ringkasannya, setujui tugasnya, dan simpan catatannya di sebuah koleksi. Seminggu kemudian, daripada membongkar buku catatan, cukup tanyakan.