איך להפסיק לרשום בפגישות ועדיין לזכור הכול

אתם מכירים את התחושה: מישהו אומר משהו חשוב בדיוק כשאתם עוד מסיימים לכתוב את המשפט הקודם. אחרי הפגישה נשארים לכם חצי עמוד של קיצורים ותחושה מציקה שמשהו התפספס. רישום ביד מכריח אתכם לבחור בין להקשיב לבין לכתוב, ופגישה טובה צריכה את שניהם.

המאמר הזה עוסק בדרך שבה לא צריך לבחור. קודם, למה רשימות שנכתבות תוך כדי מאכזבות לעיתים קרובות כל כך. אחר כך, איך נראית פגישה שבה אתם לא כותבים כלום ובכל זאת יוצאים עם הכול.

למה רשימות תוך כדי מאכזבות

• אתם כותבים את מה שהספקתם, לא את מה שחשוב. הרעיונות הטובים ביותר מגיעים לעיתים קרובות לקראת הסוף, בדיוק כשהקשב יורד והיד כבר לא עומדת בקצב.
• ההקשר הולך לאיבוד. אחרי שבוע, “מיכל - מסכים - ו׳” לא אומר לכם אילו מסכים, למה דווקא שישי ומי החליט.
• משימות נופלות בין הכיסאות. הסכמות שמפוזרות בין מחברות, מיילים וצ’אטים אף פעם לא הופכות לרשימה שאפשר לסמן בה וי. כל אחד זוכר משהו אחר.
• הרשימות תלויות במי שכותב אותן. אחד רושם החלטות, השני ציטוטים, והשלישי כלום, כי הוא זה שהציג.

מה אתם מפספסים בזמן שאתם כותבים

רשימות מבולגנות הן לא המחיר היחיד. כשאתם מסתכלים על דף או על מקלדת, אתם מפספסים גם את מה ששום רשימה לא יכולה לשמור.

• שאלת ההמשך שלא שאלתם. כשאתם עסוקים ברישום של תשובה, קטן הסיכוי שתעמיקו, ודווקא שאלת ההמשך היא לעיתים קרובות החלק החשוב ביותר בשיחה.
• הטון והניואנסים. “כן, אבל…” של לקוח אומר משהו שונה לגמרי מ“כן” פשוט. ברשימות שלכם נשאר רק ה“כן”.
• הקשר האישי. בראיון עבודה או בשיחה עם לקוח, הצד השני מרגיש אם אתם מקשיבים לו או מקלידים.

פגישה עם Notiqer

לפני

בפגישה סביב שולחן, הניחו את הטלפון והתחילו להקליט באפליקציה. בשיחה אונליין ב-Google Meet, ב-Teams או ב-Zoom, השתמשו בתוסף ל-Chrome: הוא מקליט את הצליל של לשונית הפגישה, ואם תרצו גם את המיקרופון שלכם. שום בוט לא מצטרף לשיחה, ואף אחד אחר לא צריך להתקין שום דבר.

כלל אחד תקף תמיד: ספרו לכולם שהשיחה מוקלטת. זה עניין של אמון, ולעיתים קרובות גם של חוק.

במהלך

אתם מקשיבים, שואלים ומסתכלים על האנשים. אין מה לכתוב ואין הקלטה שצריך לשים עליה עין. אם עולה לכם משהו שאף אחד לא אמר בקול, אפשר להוסיף אותו אחר כך לאותו פתק.

אחרי

שמרו את ההקלטה, ו-Notiqer יעשה את השאר. זמן קצר אחר כך יהיו לכם:

• תמלול לפי דובר, שבו לחיצה על משפט מנגנת את הרגע הזה בהקלטה,
• סיכום של מה שדובר, על מה הסכמתם ומה הלאה, לפי תבנית שמתאימה לפגישה, למשל תכנון ספרינט או ראיון עבודה,
• משימות עם אחראים: כל מה שמישהו הבטיח לעשות, עם תאריך יעד אם הוזכר. הן ממתינות לאישור שלכם, כך ששום דבר לא נכנס לרשימה בלי הסכמתכם.

פגישה אחת, שתי דרכים

פגישה של עשרים דקות על השקת אפליקציה. זה הדף שהייתם יוצאים איתו:

השקה ← שבוע?
מיכל - מסכים - ו׳
תקציב??
לקוח - תומר מתקשר

וזה הפתק ב-Notiqer, בלי שכתבתם אף מילה:

סיכום

• ההשקה נדחית בשבוע כדי ללטש את חוויית הכניסה הראשונה.
• הזמן הנוסף מוקדש למסכי הפתיחה החדשים.
• תומר יעדכן את הלקוח בתאריך החדש.

משימות

• הכנת מסכי הפתיחה החדשים - מיכל, עד יום שישי
• עדכון הלקוח בתאריך החדש - תומר

הדף אומר לכם שמשהו קרה. הפתק אומר לכם מה יצא מזה ומי מטפל בזה.

לחזור לפגישה אחרי שבוע

ברוב המקרים לא צריך את כל ההקלטה, רק עובדה אחת. במקום לחפש בה:

• שאלו. בצ’אט כתבו “מה החלטנו לגבי ההשקה?”. התשובה מגיעה עם קישור לפתק ולרגע בהקלטה שממנו היא נלקחה.
• לחצו על משפט. כל שורה בתמלול מובילה למקום שלה בהקלטה, כך שאפשר לבדוק בדיוק מי אמר מה.
• פתחו את הדף של אדם. המשימות שמישהו לקח על עצמו בכל הפגישות שלכם מרוכזות במקום אחד.

חמישה הרגלים שעוזרים

1. תנו שם להקלטות מיד. “פגישה” היא כותרת גרועה. “תוכנית השקה - 12 בספט׳” היא כותרת טובה.
2. השתמשו באוספים ובתגיות. אוסף אחד לכל פרויקט או לקוח שומר הכול בהישג יד.
3. חזרו למשימות, לא להקלטות. רשימת המשימות היא הדרך הקצרה ביותר מדיבורים למעשים.
4. תנו שמות לקולות. ברגע שקול מקושר לאדם, הדברים שאמר והמשימות שלו נושאים את שמו בכל פגישה הבאה.
5. התאימו את התבנית לפגישה. סטנדאפ, שיחה עם לקוח וישיבת הנהלה צריכים כל אחד סוג אחר של סיכום.

האם להפסיק לכתוב לגמרי?

לא תמיד. סקיצה בשוליים, רעיון משלכם או שאלה שאתם רוצים לשאול בסוף עדיין שווים רישום. ההבדל הוא שאתם כותבים את מה שאתם רוצים, ולא את מה שחייבים כדי ששום דבר לא ילך לאיבוד. את השאר ההקלטה זוכרת.

בקצרה

בפגישה, הקשיבו ודברו. אחריה, קראו את הסיכום, אשרו את המשימות ושימו את הפתק באוסף. אחרי שבוע, במקום לחפור במחברת, פשוט שאלו.