Toplantıda not almayın, her şeyi hatırlayın

Bu hissi bilirsiniz: Siz hâlâ bir önceki cümleyi yazmayı bitirirken biri önemli bir şey söyler. Toplantının sonunda elinizde yarım sayfa kısaltma ve bir şeylerin kaçtığına dair rahatsız edici bir his kalır. Elle not almak sizi dinlemekle yazmak arasında seçim yapmaya zorlar, oysa iyi bir toplantı ikisine de ihtiyaç duyar.

Bu yazı seçim yapmak zorunda kalmamakla ilgili. Önce, anlık notların neden bu kadar sık hayal kırıklığı yarattığı. Sonra, hiçbir şey yazmadığınız ama yine de her şeyle çıktığınız bir toplantının nasıl göründüğü.

Anlık notlar neden hayal kırıklığı yaratır

Önemli olanı değil, zamanınızın yettiğini yazarsınız. En iyi fikirler genellikle sona doğru gelir, tam da dikkatiniz dağılırken ve eliniz geride kalırken.
Bağlamı kaybedersiniz. Bir hafta sonra “Merve - ekranlar - Cum” hangi ekranlar olduğunu, neden cuma olduğunu ya da kimin karar verdiğini söylemez.
Görevler kaybolur. Defterlere, e-postalara ve sohbetlere dağılmış anlaşmalar hiçbir zaman işaretleyebileceğiniz bir listeye dönüşmez. Herkes farklı bir şey hatırlar.
Notlar, kimin tuttuğuna bağlıdır. Biri kararları yazar, diğeri alıntıları, üçüncüsü hiçbir şey, çünkü sunumu o yapıyordu.

Yazarken neleri kaçırırsınız

Dağınık notlar tek bedel değildir. Bir kâğıda ya da klavyeye bakarken hiçbir notun tutamayacağı şeyleri de kaçırırsınız.

Hiç sormadığınız soru. Bir yanıtı yazmakla meşgulken derine inme olasılığınız azalır, oysa ardından gelen soru çoğu zaman konuşmanın en değerli kısmıdır.
Ton ve nüanslar. Bir müşterinin “evet ama…” demesi, düz bir “evet”ten çok farklı bir anlama gelir. Notlarınızda yalnızca “evet” kalır.
Bağ. Bir iş görüşmesinde ya da müşteri görüşmesinde karşı taraf onu dinlediğinizi mi yoksa yazı yazdığınızı mı anlar.

Notiqer ile bir toplantı

Önce

Masa başı bir toplantı için telefonunuzu masaya bırakın ve uygulamada kaydı başlatın. Google Meet, Teams ya da Zoom’daki bir çevrimiçi görüşme için Chrome uzantısını kullanın: toplantı sekmesinin sesini ve isterseniz mikrofonunuzu da kaydeder. Görüşmeye hiçbir bot katılmaz ve başka kimsenin bir şey yüklemesi gerekmez.

Her zaman geçerli olan bir kural var: herkese konuşmanın kaydedildiğini söyleyin. Bu bir güven meselesidir, çoğu zaman da yasal bir zorunluluk.

Toplantı sırasında

Dinlersiniz, soru sorarsınız, insanlara bakarsınız. Yazacak hiçbir şey, gözünüzü dikmeniz gereken hiçbir kayıt yok. Kimsenin yüksek sesle söylemediği bir şey aklınıza gelirse, sonradan aynı nota ekleyebilirsiniz.

Sonra

Kaydı kaydedin, gerisini Notiqer halleder. Kısa süre sonra elinizde şunlar olur:

konuşmacılara göre ayrılmış bir döküm, bir cümleye tıklayınca kaydın o anı çalar,
bir özet: neyin konuşulduğu, neyin kararlaştırıldığı ve sırada ne olduğu, toplantıya uygun bir şablonla düzenlenmiş, örneğin sprint planlaması ya da iş görüşmesi,
sorumlularıyla görevler: birinin yapmaya söz verdiği her şey, bir son tarih söylendiyse onunla birlikte. Onayınızı beklerler, yani hiçbir şey siz izin vermeden listeye girmez.

Bir toplantı, iki yol

Bir uygulamanın lansmanı hakkında yirmi dakikalık bir toplantı. İşte elinizde kalacak kâğıt:

lansman → bir hafta?
Merve - ekranlar - Cum
~~bütçe??~~
müşteri - Tolga arayacak

Ve işte tek bir kelime yazmadan Notiqer’deki not:

Özet

Karşılama akışını iyileştirmek için lansman bir hafta erteleniyor.
Ek süre yeni karşılama ekranlarına ayrılıyor.
Tolga müşteriye yeni tarihi bildirecek.

Görevler

Yeni karşılama ekranlarını hazırlamak - Merve, cumaya kadar
Müşteriye yeni tarihi bildirmek - Tolga

Kâğıt bir şey olduğunu söyler. Not ise bundan ne çıktığını ve kimin ilgilendiğini söyler.

Bir hafta sonra bir toplantıya geri dönmek

Çoğu zaman kaydın tamamına değil, yalnızca bir bilgiye ihtiyacınız olur. Kaydı baştan sona taramak yerine:

Sorun. Sohbette “Lansman hakkında ne karar verdik?” yazın. Yanıt, nota ve geldiği kayıt anına giden bir bağlantıyla gelir.
Bir cümleye tıklayın. Dökümdeki her satır kayıttaki yerine götürür, böylece kimin ne dediğini tam olarak kontrol edebilirsiniz.
Bir kişinin sayfasını açın. Birinin tüm toplantılarınızda üstlendiği görevler tek bir yerde toplanır.

İşe yarayan beş alışkanlık

Kayıtlara hemen ad verin. “Toplantı” kötü bir başlıktır. “Lansman planı - 12 Eyl” iyi bir başlıktır.
Koleksiyonları ve etiketleri kullanın. Her proje ya da müşteri için bir koleksiyon her şeyi el altında tutar.
Kayıtlara değil, görevlere dönün. Görev listesi, konuşmadan eyleme giden en kısa yoldur.
Seslere isim verin. Bir ses bir kişiye bağlandığında, o kişinin konuşmaları ve görevleri sonraki tüm toplantılarda onun adını taşır.
Şablonu toplantıya göre seçin. Bir stand-up, bir müşteri görüşmesi ve bir yönetim kurulu toplantısı farklı türde özetler ister.

Yazmayı tamamen bırakmalı mısınız?

Her zaman değil. Kenara çizilmiş bir taslak, size ait bir fikir ya da sonunda sormak istediğiniz bir soru hâlâ not almaya değer. Fark şu: Hiçbir şey kaybolmasın diye yazmak zorunda olduğunuzu değil, yazmak istediğinizi yazarsınız. Gerisini kayıt hatırlar.

Kısacası

Toplantıda dinleyin ve konuşun. Sonrasında özeti okuyun, görevleri onaylayın ve notu bir koleksiyona koyun. Bir hafta sonra deftere gömülmek yerine sadece sorun.