Come smettere di prendere appunti nelle riunioni e ricordare comunque tutto

Conosci la sensazione: qualcuno dice una cosa importante mentre stai ancora finendo di scrivere la frase precedente. Alla fine della riunione hai mezza pagina di abbreviazioni e l’impressione che qualcosa ti sia sfuggito. Prendere appunti a mano ti costringe a scegliere tra ascoltare e scrivere, e una buona riunione ha bisogno di entrambe le cose.

Questo articolo parla di come non dover scegliere. Prima, perché gli appunti presi al volo deludono così spesso. Poi, com’è una riunione in cui non scrivi nulla e ne esci comunque con tutto.

Perché gli appunti al volo deludono

• Scrivi quello per cui hai tempo, non quello che conta. Le idee migliori arrivano spesso verso la fine, proprio quando l’attenzione cala e la mano resta indietro.
• Perdi il contesto. Una settimana dopo, «Marta - schermate - ven» non ti dice quali schermate, perché venerdì né chi l’ha deciso.
• Le attività si perdono. Accordi sparsi tra quaderni, email e chat non diventano mai una lista da spuntare. Ognuno ricorda una cosa diversa.
• Gli appunti dipendono da chi li prende. C’è chi annota le decisioni, chi le citazioni e chi niente, perché era quello che presentava.

Cosa ti perdi mentre scrivi

Gli appunti disordinati non sono l’unico prezzo. Mentre guardi un foglio o una tastiera, ti perdi anche quello che nessun appunto può conservare.

• La domanda che non hai mai fatto. Impegnato a scrivere una risposta, è meno probabile che tu approfondisca, e la domanda successiva è spesso la parte più preziosa della conversazione.
• Il tono e le sfumature. Il «sì, però…» di un cliente significa tutt’altro rispetto a un semplice «sì». Nei tuoi appunti resta solo il «sì».
• Il contatto. In un colloquio di lavoro o in una chiamata con un cliente, l’altra persona si accorge se la stai ascoltando o stai scrivendo.

Una riunione con Notiqer

Prima

Per una riunione attorno a un tavolo, appoggia il telefono e avvia la registrazione nell’app. Per una chiamata su Google Meet, Teams o Zoom, usa l’estensione per Chrome: registra l’audio della scheda della riunione e, se vuoi, anche il tuo microfono. Nessun bot si unisce alla chiamata e nessun altro deve installare nulla.

Una regola vale sempre: avvisa tutti che la conversazione viene registrata. È una questione di fiducia e, spesso, anche di legge.

Durante

Ascolti, fai domande, guardi le persone. Niente da scrivere e nessuna registrazione da tenere d’occhio. Se ti viene in mente qualcosa che nessuno ha detto ad alta voce, puoi aggiungerlo dopo alla stessa nota.

Dopo

Salva la registrazione e Notiqer pensa al resto. Poco dopo hai:

• una trascrizione divisa per persona che parla, in cui un clic su una frase riproduce quel momento della registrazione,
• un riassunto di cosa si è discusso, cosa avete concordato e cosa succede dopo, organizzato con un modello adatto alla riunione, come la pianificazione di uno sprint o un colloquio di lavoro,
• attività con responsabili: tutto ciò che qualcuno ha promesso di fare, con una scadenza se è stata citata. Aspettano la tua approvazione, quindi nulla finisce nella lista senza il tuo via libera.

Una riunione, due modi

Una riunione di venti minuti sul lancio di un’app. Ecco il foglio con cui usciresti:

lancio → una settimana?
Marta - schermate - ven
budget??
cliente - chiama Tommaso

Ed ecco la nota in Notiqer, senza che tu abbia scritto una sola parola:

Riassunto

• Il lancio slitta di una settimana per rifinire l’onboarding.
• Il tempo in più va alle nuove schermate di benvenuto.
• Tommaso comunicherà la nuova data al cliente.

Attività

• Preparare le nuove schermate di onboarding - Marta, entro venerdì
• Comunicare la nuova data al cliente - Tommaso

Il foglio ti dice che è successo qualcosa. La nota ti dice cosa ne è uscito e chi se ne occupa.

Tornare a una riunione una settimana dopo

Quasi sempre non ti serve l’intera registrazione, ma un solo dato. Invece di scorrerla tutta:

• Chiedi. Nella chat scrivi «Cosa abbiamo deciso sul lancio?». La risposta arriva con un link alla nota e al momento della registrazione da cui proviene.
• Clicca su una frase. Ogni riga della trascrizione porta al suo punto nella registrazione, così puoi verificare esattamente chi ha detto cosa.
• Apri la pagina di una persona. Le attività che qualcuno si è preso in tutte le tue riunioni sono raccolte in un unico posto.

Cinque abitudini che aiutano

1. Dai subito un nome alle registrazioni. «Riunione» è un titolo pessimo. «Piano di lancio - 12 set» è un buon titolo.
2. Usa raccolte e tag. Una raccolta per progetto o cliente tiene tutto a portata di mano.
3. Torna alle attività, non alle registrazioni. La lista delle attività è la strada più breve tra le parole e i fatti.
4. Dai un nome alle voci. Una volta collegata una voce a una persona, i suoi interventi e le sue attività portano il suo nome in tutte le riunioni successive.
5. Scegli il modello adatto alla riunione. Uno stand-up, una chiamata con un cliente e un consiglio di amministrazione richiedono ognuno un tipo diverso di riassunto.

Bisogna smettere del tutto di scrivere?

Non sempre. Uno schizzo a margine, un’idea tua o una domanda da fare alla fine meritano ancora un appunto. La differenza è che scrivi ciò che vuoi, non ciò che devi perché nulla vada perso. Il resto lo ricorda la registrazione.

In breve

In riunione, ascolta e parla. Dopo, leggi il riassunto, accetta le attività e archivia la nota in una raccolta. Una settimana dopo, invece di frugare in un quaderno, basta chiedere.