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会議でメモを取るのをやめても、すべてを覚えておく方法
話を聞きながら書くと、注意がそれてしまいます。しっかり耳を傾けながら、要約とタスクリスト、そしていつでも引き出せる答えを持ち帰る方法を紹介します。
Notiqer · · 6 分で読めます · 更新日
こんな経験はありませんか。まだ前の文を書き終えないうちに、誰かが大事なことを言う。会議が終わると、手元には略語だらけの半ページと、何かを聞き逃したという落ち着かない感覚だけが残ります。手書きのメモは「聞く」と「書く」のどちらかを選ばせますが、よい会議には両方が必要です。
この記事は、その選択をしなくて済む方法についてです。まず、その場で取るメモがなぜこれほど期待を裏切るのか。次に、何も書かずにすべてを持ち帰る会議がどんなものかを見ていきます。
その場で取るメモが期待を裏切る理由
- 書けたことを書くのであって、大事なことを書くのではない。いちばんよいアイデアは終盤に出てくることが多く、それはちょうど集中力が落ち、手が追いつかなくなる時間です。
- 文脈が失われる。1週間後、「真理 - 画面 - 金」というメモからは、どの画面なのか、なぜ金曜なのか、誰が決めたのかがわかりません。
- タスクがこぼれ落ちる。ノートやメール、チャットに散らばった約束は、チェックできるリストにはなりません。覚えていることは人それぞれです。
- メモの中身は書く人次第。ある人は決定事項を、別の人は発言を書き留め、3人目は発表していたので何も書いていません。
書いているあいだに見逃すもの
まとまらないメモだけが代償ではありません。紙やキーボードを見ているあいだに、どんなメモにも残せないものも見逃しています。
- 聞きそびれた質問。答えを書き取るのに忙しいと深掘りしにくくなりますが、追加の質問こそ会話でいちばん価値のある部分であることが多いのです。
- 口調とニュアンス。顧客の「はい、ただ…」は、ただの「はい」とはまったく意味が違います。メモに残るのは「はい」だけです。
- つながり。採用面接や顧客との通話では、相手はあなたが聞いているのか、タイピングしているのかを感じ取ります。
Notiqer を使った会議
会議の前
テーブルを囲む会議なら、スマートフォンを置いてアプリで録音を始めます。Google Meet、Teams、Zoom のオンライン通話なら、Chrome 拡張機能を使います。会議のタブの音声を録音し、必要ならあなたのマイクも録音します。ボットが通話に参加することはなく、ほかの参加者が何かをインストールする必要もありません。
いつでも変わらないルールがひとつあります。会話を録音していることを全員に伝えること。これは信頼の問題であり、多くの場合は法律の問題でもあります。
会議の最中
耳を傾け、質問し、相手の顔を見ます。書くことも、見張る録音もありません。誰も口にしなかったことを思いついたら、あとから同じノートに書き足せます。
会議の後
録音を保存すれば、あとは Notiqer に任せられます。少しすると、次のものが手に入ります。
- 話者ごとに分かれた文字起こし。文をクリックすると、録音のその瞬間が再生されます。
- 要約。何が話され、何が決まり、次に何をするかを、スプリント計画や採用面接など、会議に合ったテンプレートに沿ってまとめます。
- 担当者付きのタスク。誰かがやると約束したことすべてを、期限が出ていれば期限付きで。タスクはあなたの承認を待つので、あなたの同意なしにリストに入るものはありません。
ひとつの会議、ふたつの結果
アプリのリリースについての20分の会議です。あなたが持ち帰る紙はこちら。
リリース → 1週間？
真理 - 画面 - 金
予算？？
顧客 - 拓也が電話
そしてこちらは、ひと言も書かずにできた Notiqer のノートです。
要約
- オンボーディングを磨き込むため、リリースを1週間延期する。
- 追加の時間は新しいウェルカム画面に充てる。
- 拓也が顧客に新しい日程を伝える。
タスク
- 新しいオンボーディング画面を用意する - 真理、金曜まで
- 顧客に新しい日程を伝える - 拓也
紙からわかるのは、何かがあったということだけ。ノートからは、何が決まり、誰が担当するのかがわかります。
1週間後に会議を振り返る
たいていの場合、必要なのは録音全体ではなく、ひとつの事実です。録音を探し回る代わりに:
- 質問する。チャットで 「リリースについて何を決めた？」 と入力します。答えには、ノートと、その根拠になった録音の瞬間へのリンクが付いてきます。
- 文をクリックする。文字起こしの各行は録音の該当箇所につながっているので、誰が何を言ったかを正確に確かめられます。
- 人のページを開く。ある人がすべての会議で引き受けたタスクが、一か所にまとまっています。
役に立つ5つの習慣
- 録音にはすぐ名前を付ける。「会議」は悪いタイトルです。「リリース計画 - 9月12日」はよいタイトルです。
- コレクションとタグを使う。プロジェクトや顧客ごとにコレクションを作れば、すべてが手の届くところにあります。
- 録音ではなくタスクに戻る。タスクリストは、言葉から行動へのいちばんの近道です。
- 声に名前を付ける。声と人を結び付けておけば、その人の発言とタスクには、以降のすべての会議でその人の名前が付きます。
- 会議に合わせてテンプレートを選ぶ。朝会、顧客との通話、取締役会では、それぞれ必要な要約の種類が違います。
まったく書かないほうがいいのか
いつもそうとは限りません。余白のスケッチ、自分なりのアイデア、最後に聞きたい質問は、今でも書き留める価値があります。違いは、何も落とさないために書かなければならないことではなく、書きたいことを書くという点です。残りは録音が覚えています。
まとめ
会議中は、聞いて話すことに集中しましょう。会議の後は、要約を読み、タスクを承認し、ノートをコレクションに入れましょう。1週間後は、ノートをめくる代わりに、ただ質問すればいいのです。
