Πώς να σταματήσεις να κρατάς σημειώσεις στις συσκέψεις και να θυμάσαι τα πάντα

Το ξέρεις το συναίσθημα: κάποιος λέει κάτι σημαντικό την ώρα που εσύ τελειώνεις ακόμη την προηγούμενη φράση. Μετά τη σύσκεψη έχεις μισή σελίδα συντομογραφίες και την ενοχλητική αίσθηση ότι κάτι σου ξέφυγε. Οι σημειώσεις με το χέρι σε αναγκάζουν να διαλέξεις ανάμεσα στο να ακούς και στο να γράφεις, ενώ μια καλή σύσκεψη χρειάζεται και τα δύο.

Αυτό το άρθρο είναι για το πώς να μη χρειάζεται να διαλέξεις. Πρώτα, γιατί οι σημειώσεις της στιγμής απογοητεύουν τόσο συχνά. Μετά, πώς μοιάζει μια σύσκεψη όπου δεν γράφεις τίποτα και παρ’ όλα αυτά φεύγεις με όλα όσα χρειάζεσαι.

Γιατί απογοητεύουν οι σημειώσεις της στιγμής

• Γράφεις ό,τι προλαβαίνεις, όχι ό,τι μετράει. Οι καλύτερες ιδέες έρχονται συχνά προς το τέλος, ακριβώς όταν η προσοχή πέφτει και το χέρι μένει πίσω.
• Χάνεται το πλαίσιο. Μια εβδομάδα μετά, το «Μαρία - οθόνες - Παρ» δεν σου λέει ποιες οθόνες, γιατί Παρασκευή ούτε ποιος το αποφάσισε.
• Οι εργασίες χάνονται. Συμφωνίες σκόρπιες σε τετράδια, email και chat δεν γίνονται ποτέ μια λίστα που μπορείς να τσεκάρεις. Ο καθένας θυμάται κάτι άλλο.
• Οι σημειώσεις εξαρτώνται από το ποιος τις κρατά. Ο ένας γράφει αποφάσεις, ο άλλος φράσεις και ο τρίτος τίποτα, γιατί αυτός παρουσίαζε.

Τι χάνεις όσο γράφεις

Οι ακατάστατες σημειώσεις δεν είναι το μόνο κόστος. Όσο κοιτάς ένα χαρτί ή ένα πληκτρολόγιο, χάνεις και όσα καμία σημείωση δεν μπορεί να κρατήσει.

• Η ερώτηση που δεν έκανες ποτέ. Όσο γράφεις μια απάντηση, είναι λιγότερο πιθανό να ψάξεις πιο βαθιά, και η επόμενη ερώτηση είναι συχνά το πιο πολύτιμο κομμάτι της συζήτησης.
• Ο τόνος και οι αποχρώσεις. Το «ναι, αλλά…» ενός πελάτη σημαίνει κάτι πολύ διαφορετικό από ένα σκέτο «ναι». Οι σημειώσεις σου κρατούν μόνο το «ναι».
• Η επαφή. Σε μια συνέντευξη για δουλειά ή σε μια κλήση με πελάτη, ο άλλος καταλαβαίνει αν τον ακούς ή αν πληκτρολογείς.

Μια σύσκεψη με το Notiqer

Πριν

Για μια σύσκεψη γύρω από ένα τραπέζι, άφησε το κινητό σου κάτω και ξεκίνα την ηχογράφηση στην εφαρμογή. Για μια διαδικτυακή κλήση στο Google Meet, το Teams ή το Zoom, χρησιμοποίησε την επέκταση για Chrome: ηχογραφεί τον ήχο της καρτέλας της σύσκεψης και, αν θέλεις, και το μικρόφωνό σου. Κανένα bot δεν μπαίνει στην κλήση και κανείς άλλος δεν χρειάζεται να εγκαταστήσει τίποτα.

Ένας κανόνας ισχύει πάντα: ενημέρωσε όλους ότι η συζήτηση ηχογραφείται. Είναι θέμα εμπιστοσύνης και συχνά και νόμου.

Κατά τη διάρκεια

Ακούς, ρωτάς, κοιτάς τους ανθρώπους. Τίποτα για να γράψεις, καμία ηχογράφηση για να προσέχεις. Αν σου έρθει κάτι που δεν το είπε κανείς φωναχτά, μπορείς να το προσθέσεις αργότερα στην ίδια σημείωση.

Μετά

Αποθήκευσε την ηχογράφηση και το Notiqer αναλαμβάνει τα υπόλοιπα. Λίγο αργότερα έχεις:

• μια απομαγνητοφώνηση χωρισμένη ανά ομιλητή, όπου ένα κλικ σε μια φράση παίζει εκείνη τη στιγμή της ηχογράφησης,
• μια σύνοψη όσων συζητήθηκαν, όσων συμφωνήσατε και όσων ακολουθούν, οργανωμένη σε πρότυπο που ταιριάζει στη σύσκεψη, όπως ο σχεδιασμός ενός sprint ή μια συνέντευξη για δουλειά,
• εργασίες με υπεύθυνους: ό,τι υποσχέθηκε κάποιος να κάνει, με προθεσμία αν αναφέρθηκε. Περιμένουν την έγκρισή σου, οπότε τίποτα δεν μπαίνει στη λίστα χωρίς τη σύμφωνη γνώμη σου.

Μία σύσκεψη, δύο τρόποι

Μια εικοσάλεπτη σύσκεψη για την κυκλοφορία μιας εφαρμογής. Αυτό είναι το φύλλο με το οποίο θα έφευγες:

κυκλοφορία → μία εβδομάδα;
Μαρία - οθόνες - Παρ
προϋπολογισμός;;
πελάτης - παίρνει ο Θωμάς

Και αυτή είναι η σημείωση στο Notiqer, χωρίς να γράψεις ούτε μία λέξη:

Σύνοψη

• Η κυκλοφορία μετατίθεται κατά μία εβδομάδα για να βελτιωθεί η πρώτη εμπειρία των χρηστών.
• Ο επιπλέον χρόνος πηγαίνει στις νέες οθόνες καλωσορίσματος.
• Ο Θωμάς θα ενημερώσει τον πελάτη για τη νέα ημερομηνία.

Εργασίες

• Προετοιμασία των νέων οθονών καλωσορίσματος - Μαρία, έως την Παρασκευή
• Ενημέρωση του πελάτη για τη νέα ημερομηνία - Θωμάς

Το φύλλο σού λέει ότι κάτι συνέβη. Η σημείωση σού λέει τι βγήκε από αυτό και ποιος το αναλαμβάνει.

Επιστροφή σε μια σύσκεψη μία εβδομάδα μετά

Τις περισσότερες φορές δεν χρειάζεσαι όλη την ηχογράφηση, μόνο ένα στοιχείο. Αντί να την ψάχνεις:

• Ρώτα. Στη συνομιλία γράψε «Τι αποφασίσαμε για την κυκλοφορία;». Η απάντηση έρχεται με σύνδεσμο προς τη σημείωση και τη στιγμή της ηχογράφησης από την οποία προέρχεται.
• Κάνε κλικ σε μια φράση. Κάθε γραμμή της απομαγνητοφώνησης οδηγεί στη θέση της στην ηχογράφηση, ώστε να ελέγξεις ακριβώς ποιος είπε τι.
• Άνοιξε τη σελίδα ενός ανθρώπου. Οι εργασίες που ανέλαβε κάποιος σε όλες τις συσκέψεις σου είναι συγκεντρωμένες σε ένα σημείο.

Πέντε συνήθειες που βοηθούν

1. Δώσε όνομα στις ηχογραφήσεις αμέσως. Το «Σύσκεψη» είναι κακός τίτλος. Το «Σχέδιο κυκλοφορίας - 12 Σεπ» είναι καλός.
2. Χρησιμοποίησε συλλογές και ετικέτες. Μία συλλογή ανά έργο ή πελάτη τα κρατά όλα κοντά.
3. Γύρνα στις εργασίες, όχι στις ηχογραφήσεις. Η λίστα εργασιών είναι ο πιο σύντομος δρόμος από τα λόγια στην πράξη.
4. Δώσε ονόματα στις φωνές. Μόλις μια φωνή συνδεθεί με ένα πρόσωπο, οι φράσεις και οι εργασίες του φέρουν το όνομά του σε κάθε επόμενη σύσκεψη.
5. Ταίριαξε το πρότυπο στη σύσκεψη. Ένα stand-up, μια κλήση με πελάτη και μια συνεδρίαση διοικητικού συμβουλίου χρειάζονται το καθένα διαφορετικό είδος σύνοψης.

Πρέπει να σταματήσεις εντελώς να γράφεις;

Όχι πάντα. Ένα σκίτσο στο περιθώριο, μια δική σου ιδέα ή μια ερώτηση που θέλεις να κάνεις στο τέλος αξίζει ακόμη να σημειωθεί. Η διαφορά είναι ότι γράφεις ό,τι θέλεις, όχι ό,τι πρέπει για να μη χαθεί τίποτα. Τα υπόλοιπα τα θυμάται η ηχογράφηση.

Με λίγα λόγια

Στη σύσκεψη, άκου και μίλα. Μετά, διάβασε τη σύνοψη, αποδέξου τις εργασίες και βάλε τη σημείωση σε μια συλλογή. Μια εβδομάδα αργότερα, αντί να ψάχνεις σε ένα τετράδιο, απλώς ρώτα.