Jak nie notować na spotkaniach i wszystko pamiętać

Każdy to zna: ktoś mówi coś ważnego, a Ty akurat kończysz zapisywać poprzednie zdanie. Po spotkaniu masz pół strony skrótów i wrażenie, że coś umknęło. Notowanie ręczne zmusza do wyboru między słuchaniem a zapisywaniem, a na dobrym spotkaniu potrzebne jest jedno i drugie.

Ten tekst jest o tym, jak przestać wybierać. Najpierw o tym, dlaczego notatki robione na bieżąco tak często zawodzą, potem o tym, jak wygląda spotkanie, na którym nic nie zapisujesz, a po nim i tak masz wszystko.

Dlaczego notowanie na bieżąco nie działa

Zapisujesz to, co zdążysz, a nie to, co ważne. Najlepsze pomysły padają zwykle pod koniec, kiedy uwaga już siada, a ręka nie nadąża za rozmową.
Tracisz kontekst. Z samego „Marta - ekrany - pt” po tygodniu trudno odtworzyć, o które ekrany chodziło, dlaczego akurat piątek i kto o tym zdecydował.
Zadania giną. Ustalenia rozproszone po kilku notatnikach, mailach i czatach nie tworzą listy, którą da się odhaczać. Każdy pamięta coś innego.
Notatki zależą od tego, kto je robi. Jedna osoba zapisze decyzje, inna cytaty, trzecia nic, bo akurat prowadziła prezentację.

Co tracisz, kiedy piszesz zamiast słuchać

Notatki to nie jedyny koszt. Kiedy patrzysz w kartkę albo w klawiaturę, tracisz też to, czego nie da się zapisać.

Pytania, których nie zadałeś. Zajęty zapisywaniem odpowiedzi rzadziej dopytujesz, a to dopytanie często jest najcenniejszą częścią rozmowy.
Ton i niuanse. „Tak, ale…” klienta znaczy co innego niż zwykłe „tak”. W notatce zostaje tylko „tak”.
Kontakt z rozmówcą. Na rozmowie rekrutacyjnej czy z klientem druga strona widzi, czy słuchasz, czy piszesz.

Jak wygląda spotkanie z Notiqer

Przed spotkaniem

Na spotkaniu przy stole połóż telefon i włącz nagrywanie w aplikacji. Na spotkaniu online w Google Meet, Teams czy Zoom użyj wtyczki do Chrome: nagra dźwięk karty ze spotkaniem, a jeśli chcesz, także Twój mikrofon. Żaden bot nie dołącza do rozmowy i nikt poza Tobą nie musi niczego instalować.

Jedno zdanie, o którym warto pamiętać zawsze: uprzedź uczestników, że rozmowa jest nagrywana. To kwestia zaufania, a często także przepisów.

W trakcie

Słuchasz, dopytujesz, patrzysz na ludzi. Nie musisz niczego zapisywać ani pilnować nagrania. Jeśli przyjdzie Ci do głowy coś, czego nikt nie powiedział na głos, dopiszesz to później do tej samej notatki.

Po spotkaniu

Zapisujesz nagranie, a resztą Notiqer zajmuje się sam. Po chwili masz:

transkrypcję z podziałem na mówców, w której kliknięte zdanie odtwarza ten moment nagrania,
podsumowanie, czyli o czym była mowa, co ustaliliście i co dalej, ułożone według szablonu pasującego do spotkania, na przykład planowania sprintu czy rozmowy rekrutacyjnej,
zadania z osobami: wszystko, co ktoś obiecał zrobić, z terminem, jeśli padł. Zadania czekają na Twoją akceptację, więc nic nie trafia na listę bez Twojej decyzji.

Przykład: to samo spotkanie dwa razy

Dwudziestominutowe spotkanie o premierze aplikacji. Tak wygląda kartka po nim:

premiera → tydzień?
Marta - ekrany - pt
~~budżet??~~
klient - Tomek dzwoni

A tak notatka w Notiqer, bez jednego zapisanego przez Ciebie słowa:

Podsumowanie

Premiera przesunięta o tydzień, żeby dopracować onboarding.
Dodatkowy czas pójdzie na nowe ekrany powitalne.
Klient dostanie informację o nowym terminie od Tomka.

Zadania

Przygotować nowe ekrany onboardingu - Marta, do piątku
Poinformować klienta o nowym terminie - Tomek

Kartka mówi, że coś się działo. Notatka mówi, co z tego wynika i kto się tym zajmie.

Jak wrócić do spotkania po tygodniu

Najczęściej nie potrzebujesz całego nagrania, tylko jednej informacji. Zamiast przewijać:

Zapytaj. W czacie wpisz „Co ustaliliśmy w sprawie premiery?”. Odpowiedź przyjdzie z odnośnikiem do notatki i momentu nagrania, z którego pochodzi.
Kliknij zdanie. W transkrypcji każde zdanie prowadzi do miejsca w nagraniu, więc sprawdzisz, kto dokładnie co powiedział.
Zajrzyj na stronę osoby. Zadania, które ktoś wziął na siebie na wszystkich spotkaniach, są zebrane w jednym miejscu.

Pięć nawyków, które pomagają

Nadawaj nagraniom tytuły od razu. „Spotkanie” to zły tytuł, „Plan premiery - 12 wrz” dobry.
Grupuj w kolekcje i dodawaj tagi. Jedna kolekcja na projekt albo klienta i wszystko jest pod ręką.
Wracaj do zadań, nie do nagrań. Lista zadań z podsumowania to najkrótsza droga do działania.
Podpisz głosy imionami. Gdy przypiszesz głos z nagrania do osoby, jej wypowiedzi i zadania będą podpisane jej imieniem także na kolejnych spotkaniach.
Dobierz szablon do rodzaju rozmowy. Inaczej podsumowuje się stand-up, inaczej rozmowę z klientem, a inaczej posiedzenie zarządu.

Czy w ogóle przestać pisać?

Nie zawsze. Szkic na marginesie, własny pomysł czy pytanie, które chcesz zadać na końcu, nadal warto zapisać. Różnica polega na tym, że piszesz to, co chcesz, a nie to, co musisz, żeby niczego nie zgubić. Resztę zapamięta za Ciebie nagranie.

W skrócie

Na spotkaniu słuchaj i rozmawiaj. Po spotkaniu przeczytaj podsumowanie, zaakceptuj zadania i odłóż notatkę do kolekcji. Za tydzień zamiast szukać w notesie po prostu zapytaj.