เลิกจดโน้ตระหว่างประชุม แต่ยังจำได้ครบทุกอย่าง

คุณคงรู้จักความรู้สึกนี้ดี มีคนพูดเรื่องสำคัญขึ้นมาขณะที่คุณยังเขียนประโยคก่อนหน้าไม่เสร็จ พอประชุมจบ คุณมีตัวย่อครึ่งหน้ากระดาษกับความรู้สึกค้างคาใจว่าพลาดอะไรไปบางอย่าง การจดด้วยมือบังคับให้คุณต้องเลือกระหว่างการฟังกับการเขียน ทั้งที่การประชุมที่ดีต้องการทั้งสองอย่าง

บทความนี้ว่าด้วยวิธีที่ไม่ต้องเลือก อย่างแรกคือทำไมโน้ตที่จดสด ๆ ถึงทำให้ผิดหวังบ่อยนัก จากนั้นคือหน้าตาของการประชุมที่คุณไม่ต้องเขียนอะไรเลย แต่ยังได้ทุกอย่างกลับไป

ทำไมโน้ตที่จดสด ๆ ถึงทำให้ผิดหวัง

• คุณจดสิ่งที่ทัน ไม่ใช่สิ่งที่สำคัญ ไอเดียที่ดีที่สุดมักมาตอนท้าย ซึ่งเป็นช่วงที่สมาธิเริ่มลดลงและมือเริ่มตามไม่ทัน
• บริบทหายไป หนึ่งสัปดาห์ต่อมา “มาลี - หน้าจอ - ศ.” ไม่ได้บอกว่าหน้าจอไหน ทำไมต้องวันศุกร์ หรือใครเป็นคนตัดสินใจ
• งานหล่นหาย ข้อตกลงที่กระจายอยู่ในสมุด อีเมล และแชต ไม่เคยกลายเป็นรายการที่ติ๊กได้ ทุกคนจำได้ไม่เหมือนกัน
• โน้ตขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นคนจด คนหนึ่งจดข้อตัดสินใจ อีกคนจดคำพูด ส่วนคนที่สามไม่ได้จดอะไรเลยเพราะเป็นคนนำเสนอ

สิ่งที่คุณพลาดไปขณะจด

โน้ตที่ยุ่งเหยิงไม่ใช่ราคาเดียวที่ต้องจ่าย ระหว่างที่คุณก้มมองกระดาษหรือคีย์บอร์ด คุณยังพลาดสิ่งที่ไม่มีโน้ตไหนเก็บไว้ได้

• คำถามที่คุณไม่ได้ถาม เมื่อมัวแต่จดคำตอบ คุณก็มีโอกาสถามเจาะลึกน้อยลง ทั้งที่คำถามต่อยอดมักเป็นส่วนที่มีค่าที่สุดของบทสนทนา
• น้ำเสียงและนัยของคำพูด คำว่า “ได้ แต่…” จากลูกค้ามีความหมายต่างจากคำว่า “ได้” เฉย ๆ อย่างสิ้นเชิง โน้ตของคุณเก็บไว้แค่ “ได้”
• ความรู้สึกเชื่อมโยง ในการสัมภาษณ์งานหรือการคุยกับลูกค้า อีกฝ่ายรับรู้ได้ว่าคุณกำลังฟังอยู่หรือกำลังพิมพ์

การประชุมกับ Notiqer

ก่อนประชุม

ถ้าเป็นการประชุมรอบโต๊ะ ให้วางโทรศัพท์ลงแล้วเริ่มบันทึกเสียงในแอป ถ้าเป็นการโทรออนไลน์ผ่าน Google Meet, Teams หรือ Zoom ให้ใช้ส่วนขยาย Chrome ซึ่งจะบันทึกเสียงจากแท็บการประชุม และไมโครโฟนของคุณด้วยหากต้องการ ไม่มีบอทเข้าร่วมสาย และไม่มีใครต้องติดตั้งอะไรเพิ่ม

กฎข้อหนึ่งใช้ได้เสมอ: แจ้งทุกคนว่ากำลังบันทึกเสียงบทสนทนา นี่เป็นเรื่องของความไว้ใจ และหลายครั้งก็เป็นเรื่องของกฎหมายด้วย

ระหว่างประชุม

คุณฟัง ถามคำถาม และมองหน้าผู้คน ไม่มีอะไรต้องเขียน ไม่มีการบันทึกที่ต้องคอยเฝ้า ถ้านึกอะไรขึ้นได้ที่ไม่มีใครพูดออกมา คุณเพิ่มลงในโน้ตเดียวกันภายหลังได้

หลังประชุม

บันทึกไฟล์เสียง แล้วปล่อยที่เหลือให้ Notiqer จัดการ ไม่นานคุณจะได้:

• ข้อความถอดเสียงแยกตามผู้พูด คลิกที่ประโยคใดก็จะเล่นเสียงช่วงนั้นของการบันทึก
• สรุป ว่าคุยอะไรกัน ตกลงอะไรกัน และขั้นต่อไปคืออะไร จัดเรียงตามเทมเพลตที่เหมาะกับการประชุม เช่น การวางแผนสปรินต์หรือการสัมภาษณ์งาน
• งานพร้อมผู้รับผิดชอบ ทุกอย่างที่มีคนรับปากว่าจะทำ พร้อมกำหนดส่งถ้ามีการพูดถึง งานเหล่านี้จะรอให้คุณอนุมัติ จึงไม่มีอะไรเข้าไปอยู่ในรายการโดยที่คุณไม่ยินยอม

การประชุมเดียว สองแบบ

การประชุมยี่สิบนาทีเรื่องการเปิดตัวแอป นี่คือกระดาษที่คุณจะถือกลับไป:

เปิดตัว → หนึ่งสัปดาห์?
มาลี - หน้าจอ - ศ.
งบ??
ลูกค้า - ต้นโทร

และนี่คือโน้ตใน Notiqer โดยที่คุณไม่ได้เขียนสักคำ:

สรุป

• เลื่อนการเปิดตัวออกไปหนึ่งสัปดาห์เพื่อขัดเกลาขั้นตอนเริ่มต้นใช้งาน
• เวลาที่เพิ่มขึ้นใช้กับหน้าจอต้อนรับใหม่
• ต้นจะแจ้งวันใหม่ให้ลูกค้าทราบ

งาน

• เตรียมหน้าจอเริ่มต้นใช้งานใหม่ - มาลี ภายในวันศุกร์
• แจ้งวันใหม่ให้ลูกค้าทราบ - ต้น

กระดาษบอกคุณแค่ว่ามีบางอย่างเกิดขึ้น ส่วนโน้ตบอกว่าผลลัพธ์คืออะไรและใครเป็นคนดูแล

ย้อนกลับไปดูการประชุมหลังผ่านไปหนึ่งสัปดาห์

ส่วนใหญ่คุณไม่ได้ต้องการไฟล์เสียงทั้งหมด แค่ข้อเท็จจริงข้อเดียว แทนที่จะไล่ฟังใหม่ทั้งหมด:

• ถาม พิมพ์ในแชต ว่า “เราตัดสินใจเรื่องการเปิดตัวว่าอย่างไร?” คำตอบจะมาพร้อมลิงก์ไปยังโน้ตและช่วงเวลาในการบันทึกที่เป็นที่มาของคำตอบ
• คลิกที่ประโยค ทุกบรรทัดในข้อความถอดเสียงพาไปยังตำแหน่งของมันในการบันทึก คุณจึงตรวจสอบได้อย่างแม่นยำว่าใครพูดอะไร
• เปิดหน้าของบุคคล งานที่คนคนหนึ่งรับไว้ในทุกการประชุมของคุณถูกรวบรวมไว้ในที่เดียว

ห้านิสัยที่ช่วยได้

1. ตั้งชื่อการบันทึกทันที “ประชุม” เป็นชื่อที่ไม่ดี “แผนเปิดตัว - 12 ก.ย.” เป็นชื่อที่ดี
2. ใช้คอลเลกชันและแท็ก หนึ่งคอลเลกชันต่อหนึ่งโปรเจกต์หรือลูกค้า ทำให้ทุกอย่างอยู่ใกล้มือ
3. กลับไปที่งาน ไม่ใช่ไฟล์เสียง รายการงานคือทางที่สั้นที่สุดจากคำพูดสู่การลงมือทำ
4. ตั้งชื่อให้เสียง เมื่อเสียงหนึ่งผูกกับบุคคลแล้ว คำพูดและงานของคนนั้นจะมีชื่อของเขาในทุกการประชุมครั้งต่อไป
5. เลือกเทมเพลตให้เข้ากับการประชุม การประชุมสแตนด์อัป การคุยกับลูกค้า และการประชุมคณะกรรมการ ต่างต้องการสรุปคนละแบบ

ควรเลิกเขียนไปเลยไหม?

ไม่เสมอไป ภาพร่างที่ขอบกระดาษ ไอเดียของคุณเอง หรือคำถามที่อยากถามตอนท้าย ยังคุ้มค่าที่จะจดไว้ ความต่างคือคุณเขียนสิ่งที่อยากเขียน ไม่ใช่สิ่งที่จำเป็นต้องเขียนเพื่อไม่ให้อะไรหลุดหาย ที่เหลือการบันทึกจำไว้ให้แล้ว

สรุปสั้น ๆ

ระหว่างประชุม ให้ฟังและพูด หลังประชุม อ่านสรุป ยอมรับงาน แล้วเก็บโน้ตไว้ในคอลเลกชัน หนึ่งสัปดาห์ต่อมา แทนที่จะรื้อสมุดโน้ต แค่ถามก็พอ