Hogyan hagyd abba a jegyzetelést a megbeszéléseken, és mégis emlékezz mindenre

Ismered az érzést: valaki valami fontosat mond, miközben te még az előző mondatot írod. A megbeszélés után van egy fél oldalnyi rövidítésed, és az a kellemetlen érzésed, hogy valami kimaradt. A kézi jegyzetelés arra kényszerít, hogy válassz a figyelés és az írás között, egy jó megbeszéléshez pedig mindkettő kell.

Ez a cikk arról szól, hogyan ne kelljen választanod. Először arról, miért hagynak cserben olyan gyakran a menet közben írt jegyzetek. Aztán arról, milyen egy megbeszélés, amelyen semmit sem írsz le, és mégis mindennel távozol.

Miért hagynak cserben a menet közbeni jegyzetek

• Azt írod le, amire van időd, nem azt, ami fontos. A legjobb ötletek gyakran a végén születnek, épp amikor lankad a figyelem, és lemarad a kéz.
• Elveszik a háttér. Egy hét múlva a „Márta - képernyők - P” nem mondja meg, mely képernyők, miért péntek, és ki döntött róla.
• Elsikkadnak a feladatok. A füzetekben, e-mailekben és chatekben szétszórt megállapodásokból sosem lesz kipipálható lista. Mindenki másra emlékszik.
• A jegyzet attól függ, ki írja. Az egyik a döntéseket jegyzi fel, a másik idézeteket, a harmadik semmit, mert épp ő prezentált.

Mi marad ki, amíg írsz

A rendetlen jegyzet nem az egyetlen ár. Amíg egy papírt vagy billentyűzetet nézel, az is kimarad, amit semmilyen jegyzet nem tud megőrizni.

• A kérdés, amelyet sosem tettél fel. Ha épp egy választ írsz le, ritkábban kérdezel rá mélyebben, pedig a továbbkérdezés gyakran a beszélgetés legértékesebb része.
• A hangnem és az árnyalatok. Egy ügyfél „igen, de…” válasza egészen mást jelent, mint egy egyszerű „igen”. A jegyzeted csak az „igent” őrzi meg.
• A kapcsolat. Állásinterjún vagy ügyfélhívásban a másik fél érzi, hogy figyelsz rá, vagy gépelsz.

Egy megbeszélés a Notiqerrel

Előtte

Asztal körüli megbeszélésnél tedd le a telefont, és indítsd el a felvételt az appban. Google Meet-, Teams- vagy Zoom-hívásnál használd a Chrome-bővítményt: rögzíti a megbeszélés lapjának hangját, és ha szeretnéd, a mikrofonodat is. Egyetlen bot sem csatlakozik a híváshoz, és senki másnak nem kell semmit telepítenie.

Egy szabály mindig érvényes: szólj mindenkinek, hogy a beszélgetést rögzíted. Ez bizalom kérdése, és gyakran törvényé is.

Közben

Figyelsz, kérdezel, ránézel az emberekre. Nincs mit leírni, és nincs felvétel, amelyre figyelni kellene. Ha eszedbe jut valami, amit senki sem mondott ki hangosan, később hozzáírhatod ugyanahhoz a jegyzethez.

Utána

Mentsd el a felvételt, a többit a Notiqer intézi. Kis idő múlva megkapod:

• a beszélők szerint tagolt átiratot, amelyben egy mondatra kattintva lejátszódik a felvétel adott pillanata,
• egy összefoglalót arról, miről volt szó, miben egyeztetek meg és mi következik, a megbeszéléshez illő sablon szerint, például sprinttervezéshez vagy állásinterjúhoz,
• feladatokat felelősökkel: mindent, amit valaki megígért, határidővel, ha elhangzott. Ezek a jóváhagyásodra várnak, így semmi sem kerül a listára a beleegyezésed nélkül.

Egy megbeszélés, kétféleképpen

Egy húszperces megbeszélés egy app indításáról. Ezzel a lappal távoznál:

indulás → egy hét?
Márta - képernyők - P
költségkeret??
ügyfél - Tamás hívja

És ez a jegyzet a Notiqerben, anélkül hogy egyetlen szót leírtál volna:

Összefoglaló

• Az indulás egy héttel csúszik, hogy csiszolni lehessen a bevezető lépéseken.
• A plusz idő az új üdvözlőképernyőkre megy.
• Tamás tájékoztatja az ügyfelet az új dátumról.

Feladatok

• Az új bevezető képernyők elkészítése - Márta, péntekig
• Az ügyfél tájékoztatása az új dátumról - Tamás

A lap azt mondja meg, hogy történt valami. A jegyzet azt, hogy mi lett belőle, és ki foglalkozik vele.

Visszatérés egy megbeszéléshez egy hét múlva

Legtöbbször nem az egész felvételre van szükséged, csak egy tényre. Ahelyett, hogy végigtekernéd:

• Kérdezz. A chatben írd be: „Mit döntöttünk az indulásról?”. A válasz egy linkkel érkezik a jegyzethez és a felvétel azon pillanatához, ahonnan származik.
• Kattints egy mondatra. Az átirat minden sora a felvétel megfelelő pontjára visz, így pontosan ellenőrizheted, ki mit mondott.
• Nyisd meg egy ember oldalát. Azok a feladatok, amelyeket valaki az összes megbeszéléseden elvállalt, egy helyen vannak.

Öt szokás, amely segít

1. Azonnal nevezd el a felvételeket. A „Megbeszélés” rossz cím. Az „Indulási terv - szept. 12.” jó.
2. Használj gyűjteményeket és címkéket. Projektenként vagy ügyfelenként egy gyűjtemény mindent kéznél tart.
3. A feladatokhoz térj vissza, ne a felvételekhez. A feladatlista a legrövidebb út a szótól a tettig.
4. Adj nevet a hangoknak. Ha egy hang egy személyhez van kötve, a megszólalásai és feladatai minden további megbeszélésen az ő nevét viselik.
5. A sablont a megbeszéléshez igazítsd. Egy napi stand-upnak, egy ügyfélhívásnak és egy igazgatósági ülésnek másféle összefoglaló kell.

Teljesen abba kell hagyni az írást?

Nem mindig. Egy vázlat a margón, egy saját ötlet vagy egy kérdés, amelyet a végén szeretnél feltenni, továbbra is megér egy jegyzetet. A különbség az, hogy azt írod, amit akarsz, nem azt, amit muszáj, hogy semmi ne vesszen el. A többire a felvétel emlékszik.

Röviden

A megbeszélésen figyelj és beszélj. Utána olvasd el az összefoglalót, fogadd el a feladatokat, és tedd a jegyzetet egy gyűjteménybe. Egy hét múlva ne egy füzetben keresgélj, csak kérdezz.